美国会展如何把握参展时间准备表

企业通常会提前半年甚至一年,为参加美国会展进行充分的准备工作。

(一)12个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面,综合专家意见,选定全年展览计划; 2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料; 3、选定场地;(一般而言,首次参加国际大展,较难取得最佳位置); 4、了解付款形式,考虑汇率波动,决定财务计划。

(二)9个月前
1、设计展览结构; 2、取得展览治理公司的设计批准; 3、选择并预备参展产品; 4、与国外潜在客户及目前顾客联络; 5、制作展览宣传册。

(三)6个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动; 2、确定旅行计划; 3、支付展览场地及其他服务所须预先付款; 4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并预备必要和翻译; 5、安排展览期间翻译员; 6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销。

(四)3个月前
1、继续追踪产品推广活动; 2、最后确定参展样品,并预备大量代表本公司产品品质及特色的样品,帖上公司标签,赠予索取样品的客商; 3、将展位结构设计做最后的决定; 4、计划访客回应处理程序; 5、练习参展员工; 6、排定展览期间的约谈; 7、安排展览现场或场外的招待会; 8、购买外汇。

(五)四天前
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包; 2、搭乘飞机至目的地。

(六)三天前
1、抵达,饭店登记; 2、视查展览厅及场地; 3、咨询运输商,确定所有运送物品的抵达; 4、指示运输承包商将物品运送至会场; 5、连络所有现场服务承包商,确定一般预备就绪; 6、与展览组织代表连络,告知通讯方法; 7、访问当地顾客。

(七)两天前
1、确定所有物品运送完成; 2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能; 3、布置展位; 4、将所有活动节目做最后的决定。

(八)一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查; 2、将促销用品发送直接分配中心; 3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报。

(九)展览期间
1、尽早到会场; 2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅; 3、实地观察后尽早预约明年场地; 4、具体记录每一个到访客户的情况及要求,不要凭事后记忆; 5、对于没有把握的产品需求,不要当场允诺,及时回报总部作出合理答复,一旦应承,必须按质按期完成,以取得客户合作信心; 6、每日与员工进行简报; 7、天天将潜在商机及顾客资料送回公司,以便即时处理及回应。

(十)展览结束
1、监督摊位拆除; 2、处理商机; 3、寄出谢卡。

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