参加美国会展的学问

中国加入世界贸易组织已经八周年。伴随着中国入世,中国的企业开始越来越多的走出国门,到海外参展、开厂、做生意。海外参展是出国做生意的第一步,目的是在人家门里来个自我介绍,先声夺人,为日后的买卖打下个好基础。在美国如何参展、办展?参展、办展有哪些窍门、步骤和注意事项?

团队组建有学问

企业参加美国展会的目的是展示企业品牌形象,代表企业参加展览的团队必须精心挑选。对负责展台的团队的挑选取决于企业希望对外界传达的形象。这个团队视规模大小应该包括产品技术人员、市场销售人员、优秀的翻译和礼仪服务人员。

产品技术人员和市场销售人员如果能用英语与专业观众交流是最理想的,如果不能就要配备专业翻译,这样会使沟通顺畅,获得意想不到的效果。
礼仪服务人员最好选择气质外形良好、有一定外语基础的女孩,这不妨委托主办方或通过企业自己的渠道从当地雇佣相关专业的大学生,并在开展前进行适当的培训,让她们熟悉企业的团队成员、参展的目的及其各自的职责,以便她们能把观众及时引导到接待人员面前,确保每一个到达展位的专业观众,都能了解到他们所需要的企业及其产品的全部信息。

参展项目主管最好选择一个英文流利甚至能讲展览会所在国语言的人来担当。如果美国展览会团队中没有一个人能够讲英语,那么至少要选择一个有到美国参加展览经验的人。

参展人员不论是否有过参展经验都要进行培训,让每个人都了解企业参展的目标和他们在其中应该扮演好的角色。美国展会上推销产品和服务跟平常的业务洽谈是有一定差别的,尤其是在与客户交流的方式、面对竞争者如何行事、言谈举止应遵守的原则以及信息跟踪等等方面都有所不同。

美国参加展览会是一次对体能和精力的考验,所以应该选择积极主动、充满活力的员工在展览会期间担任形象大使。一般来说,由3到5名核心成员组成的团队规模是比较理想的,这样可以确保展台上始终能够有至少两个人在场,并且有人手应付突发事件。

专业观众巧组织

展览会最宝贵的是现场的专业观众,谁抓住了专业观众,谁就是展会的赢家。但是,美国展会现场观众数量庞大,除了欧洲之外,多数地方的多数展览会是面向普通观众的,这就需要在展前做好专业观众的组织工作。

普通观众的作用在于壮大展台声势,借此也可以吸引部分专业观众和媒体的眼球,为扩大展台的观众流量,有必要提前对参展活动进行宣传、沟通。这里有一些常用的手段。

电话、传真是最常用的方法,但成本较高,一般只针对关系比较密切的客户和成功几率比较大的潜在客户。

电子邮件。向所有潜在客户和业内人士发送资料。电子邮件成本低,资料量不受限制,可以将资料按照时间段分几次发送。

短信。短信受内容和成本的限制较大,可以以提醒的形式发送,一般3次就足够了:报名后通知企业将于某月某日参加某个展会、资料发送后提醒查收、开展之前提醒展位号。

邮寄资料。包括参会资料和展位活动邀请。邮寄资料有电子邮件无可比拟的优点,但是成本较高,应注意使用人群是客户和潜在客户。一般来说,范围不大于电子邮件。邮寄资料最好在开展前1个月左右将资料和邀请一并送达,之后配合短信提醒。

美国展览会会刊和名录展板。主办方为向参会企业提供增值服务,一般会免费给企业提供一定的会刊版面,这可通过填写展览会主办方寄来的表格完成。一般免费的位置不够醒目,没有特色,如果企业实力允许,可以付费购买好的版面和个性化的宣传内容。

名录展板是主办方为参会企业提供的增值服务,也是方便观众参观的指南。在该名录上露面可以让所有参观展览会的观众知道企业的参展,观众通常都是根据名录上的展商信息来设计自己的参观路线。如果有机会,一定不要忘记提供足够印刷清晰度的企业标志,如果企业标志完全由汉字组成的话,要将它翻译成当地文字。

一般的主办方都会设立新闻中心或资料中心,开展前要尽量取得在主办方新闻通稿中出现企业名称的机会,这可以在报名参展的时候跟主办方积极争取。

美国参展方都要把自己的资料放到主办方的新闻中心或资料中心,不管被哪家媒体发现并对企业的产品和服务进行宣传都是扩大知名度的好机会。这些资料可以简要介绍企业的业务范围及生产方面的信息;拳头产品介绍;销售游说和寻找合作伙伴的市场目标。资料最好嵌配相关产品照片和简要的规格数据。

对于美国展会,媒体是永远值得配合的,参会的团队要时刻准备接受媒体的采访,企业的信息能见诸媒体,是参加展会的意外收获。


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